¿Qué es un acta de reunión y para qué sirve?

Qué es un acta de reunión y para qué sirve

21/09/2022

Toda institución u organismo para su correcto funcionamiento requiere establecer un registro de todas las decisiones y acuerdos que se definen en toda reunión, con el fin de certificar y otorgar validez a las acciones emprendidas, para ello se utiliza el acta de reunión.

Este tipo de documento puede ser empleado por instituciones privadas y públicas; éste debe cumplir con una serie de requisitos y especificaciones que permitan su funcionalidad, por ello te presentamos a continuación: ¿Qué es un acta de reunión y para qué sirve?

Índice

¿Qué es un Acta de Reunión?

El acta de reunión puede ser definido como un documento escrito que certifica y registra lo planteado, discutido y/o decidido en una reunión. Su finalidad es dejar por escrito todo lo debatido de manera que sea posible revisar o consultar posteriormente.

Una de las características principales del Acta de reunión es que debe ser redactada al momento del debate o conversatorio, cuidando los aspectos de redacción y aspectos formales de la escritura, además de respetar los elementos de un acta. El escrito debe respetar el orden cronológico de los eventos y ser registrado en el Libro de Actas previamente legalizado.

La implementación del acta de reunión permite establecer un control en las acciones a desarrollar, así como prevenir cualquier tipo de confusión o malentendido, ya que en su contenido se plantea de manera clara y precisa los convenios establecidos en la reunión.

Elementos de un acta de reunión

Es importante reconocer que no hay un modelo único de acta de reunión, ya que esta se adecuara a las necesidades de la institución o empresa, para ello se consideraran aquellos aspectos informativos mínimos que sean útiles posteriormente.

Así mismo se debe destacar que la transcripción literal de todo lo expresado en la reunión es muy difícil, para ello el redactor debe poseer una excelente capacidad de síntesis, para recoger los planteamientos de manera concreta y precisa para su registro.

Dicho esto, revisaremos algunos de los elementos que debe contener el acta de reunión paragarantizar el cumplimiento de las formalidades del documento que otorgan su validez a la información.

El acta de reunión debe tener como elementos obligatorios:

  • La identificación de la Institución u organización.
  • La numeración de las actas de todas las reuniones, de manera secuencial y continua.
  • Debe indicar fecha, hora y lugar en que se efectúa la reunión.
  • Registro de asistentes, indicando de manera clara y legible los datos de los participantes, tales como: nombre, apellidos y su cargo.
  • Reflejar de manera puntual los puntos a tratar u Orden del día.
  • Una redacción clara del desarrollo de la asamblea, con un lenguaje que refleje lo acontecido, planteado y debatido de forma concreta y precisa. Teniendo especial atención en los puntos destacados de la reunión de manera sintetizada.
  • Presentar de forma puntual cada uno de los acuerdos y compromisos establecidos. Esto incluye señalar si se ha planteado una reunión y la fecha.

¿El acta de reunión para qué sirve?

El acta de reunión es un instrumento que permite impulsar la eficiencia en el manejo de la información y optimizar los procesos de organización en una empresa y/o institución; ya que contribuye a perfeccionar el desempeño de un equipo de trabajo en determinado proyecto.

En general, la finalidad del acta de reunión es brindar testimonio de lo acontecido por medio de una narración histórica y resumida, de los aspectos debatidos, los cuales pueden ser de índole administrativa, económica, jurídica y/o financiera concerniente al progreso de los procesos.

Recomendaciones para elaborar un acta de reunión

  • Todas las actas deben poseer un formato común el cual debe ser respetado para otorgar al documento validez y uniformidad.
  • El documento debe estar firmado por los participantes, sobre todo por el presidente y el secretario de la reunión.
  • El redactor debe ser objetivo y emplear su capacidad de síntesis para redactar un resumen delos asuntos tratados y las decisiones tomadas, escrito de manera coherente y en orden cronológico. De ser necesario emplear un lenguaje adecuado al nivel técnico requerido.
  • Especificar en el orden del día, los temas a tratar en la reunión, la cual debe incluir:  la aprobación del acta de reunión anterior, la revisión de los puntos a tratar y el momento de participación para ruegos y preguntas.
  • Se recomienda entregar una copia del acta de reunión a los asistentes para su aprobación.
  • Reflejar las decisiones tomadas, lo que incluye los acuerdos y desacuerdos alcanzados. Sobre todo, si son logrados por medio de votación, realizando un epígrafe sobre el resultado de la misma.
¿Qué es un acta de reunión y para qué sirve?

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Eduardo Ramírez

Abogado, especialista en derecho procesal y registral. El compromiso con nuestros clientes se expresa en un apego a los valores propios de un ejercicio íntegro del derecho, lo que nos ha permitido ganar su confianza, y hoy día, nuestros clientes son nuestra mejor carta de presentación.

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